Hét geheim van slimmer werken

Waarom zou je ‘GRIP – Het geheim van slim werken’ van Rick Pastoor lezen als je al goed kunt plannen en organiseren? Omdat je nooit uitgeleerd bent en het altijd beter kan! Wat goed past bij wat de auteur in de inleiding zegt: “Eén opmerking zul je in dit boek niet tegenkomen: Zou je het niet eens wat rustiger aan doen?” Het gaat om méér uit dezelfde werktijd halen.

Een andere reden waarom ik nieuwsgierig was naar dit boek, is dat ik als zelfstandig ondernemer regelmatig in de welbekende valkuil stap van teveel in en te weinig aan je bedrijf werken. Ik was dan ook vooral benieuwd naar hoe de auteur een jaarplanning maakt waarmee hij uitdagende doelen haalt.

GRIP op je week

Al meteen vanaf het begin is Pastoor super concreet en praktisch. Dat begin gaat over je agenda. Die is heilig. Als daar al je afspraken én werkzaamheden in staan voor de werkweek en je kunt ervan op aan dat wat erin staat klopt, dan kun je er blind op vertrouwen.

Ook ik gebruik m’n agenda op die tweevoudige manier. Omdat ik dat al heel lang doe, kan ik inmiddels heel goed inschatten hoeveel tijd waarmee gemoeid is. Wat natuurlijk precies de bedoeling is. Een reële planning zorgt voor overzicht en rust.

Hoe maak je jouw agenda heilig?

Hoe je jouw agenda op korte termijn in zo’n krachtige tool verandert, legt Rick Pastoor stap voor stap uit. Zo maakt hij onder meer gebruik van de volgende 3 filters:

1. Heeft deze activiteit je prioriteit?
   Om die vraag goed te kunnen beantwoorden moet je de prioriteiten wel duidelijk voor ogen hebben. Geen nood, want hoe je dat voor elkaar krijgt, legt Pastoor ook uit.
   .
2. Klopt de balans tussen wat belangrijk en urgent is?
   Hier wordt de Eisenhower matrix opgevoerd, omdat wekelijks tijd besteden aan wat je (bedrijf) op de lange termijn vooruit helpt, cruciaal is. Werk dus óók aan wat belangrijk maar niet NU urgent is.
   .
3. Heb je voldoende focus aangebracht?
   Omdat we vaak overschatten hoeveel we in een week gedaan kunnen krijgen, ga je al schrappend nogmaals je activiteitenlijst langs.

Een greep uit wat de auteur verder nog de revue laat passeren:

• schakelen tussen creatief en niet-creatief werk is een kostbare aangelegenheid (dus doe creatief werk in ongestoorde dagdelen)
  .
• je kunt het beste als eerste werk die kikker opeten (meteen het werk doen waar je de minste zin in hebt)
  .
• hoe je erachter komt op welke dagen en tijden jij op je best bent, zodat je wanneer je wat doet daarop kunt afstemmen

Veel zal je wellicht bekend in de oren klinken, maar zoals altijd is de truc dat je handelt naar hetgeen waarvan je weet dat het goed voor je is. Dat is precies waarmee Rick Pastoor je wil helpen en waarom hij zijn werkwijze stapsgewijs, laagdrempelig en enorm praktisch uit de doeken doet. Zonder te verzanden in (te) veel theorie.

Een mooie illustratie daarvan is de drietrapsrakket, waarvan je agenda de eerste trap is. Het is een handige houvast:

1. agenda
   begin met wat er in je agenda staat
   .
2. takenlijst
   als er niks in je agenda staat, doe je taken die daar op staan
   .
3. e-mail
   doe je e-mail als je geen taken meer hebt voor vandaag

Een takenlijst die werkt

Het volgende GRIP hoofdstuk gaat over hoe je het voor elkaar krijgt om een stress reducerende takenlijst te creëren die je ook daadwerkelijk afwerkt. Oftewel, de tweede component (de eerste is je agenda) toevoegen aan je ’tweede brein’.

Waarbij Pastoor je met klem op het hart drukt vanaf nu nooit meer iets in je hoofd te bewaren. Iets waar ik me met klem bij aansluit. Het maakt onrustig als er steeds “oh ja, dat moet ik ook nog doen” gedachten door je hoofd spoken.

Hup, zet álles op je takenlijst! Exclusief de dingen die je binnen een paar minuten kunt doen.

De auteur formuleert 6 stappen om tot dé takenlijst te komen:

1. kies je ideale systeem
2. zet al je taken in één lijst
3. transformeer taken naar acties (taken formuleren in simpele en behapbare acties)
4. bundel acties tot projecten
5. hang labels aan acties (energie, locatie, personen)
6. definieer werkgebieden

en licht iedere stap helder toe, met hier en daar screenshots ter verduidelijking.

Hij besluit dit hoofdstuk met 7 motivaties voor als je een duwtje in de rug nodig hebt bij het uitvoeren van de acties op je takenlijst.

Hoe e-mail jou NIET de baas wordt

In je agenda vaste tijden reserveren voor je e-mail in plaats van het mailprogramma continu open hebben staan? Ik heb het al eens geprobeerd en vind het lastig. Toch ga ik weer doen wat Rick Pastoor ook aanraadt: per dag drie blokken van een halfuur reserveren voor e-mail, ‘s ochtends, na de lunch en aan het eind van de werkdag.

Voor hoe je die tijd vervolgens het effectiefst besteedt, hanteert de auteur 5 potentiële mogelijkheden per e-mail (en die licht hij ook allemaal weer toe):

1. je wijst het werk af en archiveert
2. je archiveert direct omdat er geen actie nodig is
3. het is een actie die direct binnen een paar minuten kunt doen
4. een actie die meer tijd vergt en waar een harde deadline aan vastzit, zet je direct in je agenda
5. een actie die meer tijd vergt maar geen deadline heeft, zet je op je takenlijst

Pastoor besluit het hoofdstuk met tips voor het schrijven van betere e-mails. Hij vertelt waarom het belangrijk is dat je er de tijd voor neemt, weet wat je met iedere mail wilt bereiken, dat je het kort houdt en pro-actief communiceert. Ook komt nog aan bod hoe je slim kunt omgaan met instant messaging.

Voor een vangnet zorgen door wekelijks onderhoud

Reserveer elke week een halfuur in je agenda om je agenda te ordenen en je takenlijst op te schonen. Deze wekelijkse opschoon- en planningsactie noem ik een wekelijkse review. Het is het vangnet onder je werk.

Je blikt terug op de afgelopen week en kijkt een week vooruit. Alles wat is blijven liggen of wat je (ongemerkt) hebt laten vallen, komt weer in beeld tijdens de review en je plant de activiteiten voor de komende week in. Voor hoe je dat kunt aanpakken geeft de auteur je weer de nodige, praktische handvatten.

Hiermee eindigt het eerste deel van het boek, dat wordt afgesloten met een handig ‘Aan de slag met deel 1’ overzicht, inclusief verwijzingen naar de betreffende paginanummers. Nu begint het voor mij interessantste deel van het boek:

GRIP op je jaar

Ging het in het eerste deel over het hoe, in het tweede deel staan het wat en waarom centraal. Rick Pastoor’s eerste vraag is dan ook:

Waar kom jij je bed voor uit?

Ontdek wat je beweegt door antwoord te geven op deze 3 vragen:

1. Wat vind ik leuk? (passie)
2. Wat kan ik goed? (vaardigheid)
3. Wat vind ik belangrijk? (missie)

Mocht je het lastig vinden om deze vragen te beantwoorden, de auteur helpt je wederom lekker concreet op weg, waarbij hij benadrukt dat actie ondernemen de beste manier is om erachter te komen of wat je in je hoofd hebt ook daadwerkelijk is wat je wilt. Het is alweer zo’n moment dat ik instemmend zit te knikken, omdat dat ook mijn ervaring is.

Rick Pastoor toetst zijn doelen op twee punten (lees: meer kans op succes)

• Word ik er enthousiast van?
• Weet ik precies wanneer ik mijn doel bereikt heb?

Daarbij kijkt hij niet verder dan drie maanden vooruit. Projecten die meer tijd beslaan, kun je daarom beter opsplitsen. Formuleer je (tussen)doelen concreet en zorg ervoor dat je precies weet wanneer je ze bereikt hebt. Daarvoor gebruikt de auteur een handige testvraag:

Is het mogelijk dat iemand anders checkt of ik mijn doel gehaald heb?

Bij wat hij schrijft over het behalen van doelen, sluit ik me ook helemaal aan:

• voer grootste plannen uit door ze op te delen in kleine, behapbare taken
• zorg voor een realistische deadline
• niet teveel doelen tegelijkertijd
• plan evaluatiemomenten in
• wees niet bang om je doelen bij te stellen

Een jaarplan maken

Hier heb ik me op verheugd, om dit deel van het boek te lezen. Veel zzp’ers gunnen zichzelf niet de tijd om een jaarplan te maken en eens goed terug te kijken op het afgelopen jaar, terwijl daar zoveel ontwikkelingswinst uit te halen is. Van het lezen van Rick Pastoor’s aanpak word ik serieus blij. Ik heb de jaarreview ingepland!

Terugkijken

Kijk terug, door je agenda van het afgelopen jaar door te nemen en maak twee lijsten: eentje met positieve activiteiten en eentje met de werkzaamheden waar je alles behalve blij van werd. Op een derde lijst staat een evaluatie van je doelen.

Je gaat een stap verder door per categorie een review te doen. Bijvoorbeeld de categorieën werk, relatie, gezondheid, inkomen, sparen en plezier. Wat heb je (niet) gedaan? Waar ben je (niet) blij mee? Wat heeft je veel energie gegeven en gekost?

Zoom vervolgens uit en kijk naar de grote gebeurtenissen per kwartaal en schrijf op wat je gevoel daarbij is. Wat springt eruit? Waar ben je (niet) trots op?

Tenslotte trek je een conclusie. “Dit jaar was…”

Brainstormen

In deze fase ga je lekker los, zonder beperkingen. Negeer je ge-ja-maar en vel geen oordelen. Pastoor stelt voor te beginnen met je categorieën review. Schrijf per categorie op waar je enthousiast van wordt en verzamel zo de eerste ruwe ideeën.

Daarna is het tijd om te brainstormen, op een manier die jij prettig vindt. Bijvoorbeeld met post-it’s, door een mindmap te tekenen of een whiteboard vol te kliederen. Per categorie draagt de auteur een aantal vragen aan die je op weg kunnen helpen.

Concrete doelen formuleren

Na de terugblik en brainstorm is het tijd voor het formuleren van doelen. De auteur maakt het je makkelijk: stel doelen voor de komende drie maanden. Waarschijnlijk herken je wat zijn ervaring is: “dat een periode van een jaar voor concrete doelen in de praktijk te lang is”. En een maand is voor de meeste mensen juist weer te kort.

Voor het stellen van concrete doelen stelt Rick Pastoor de volgende drie stappen voor:

1. formuleer concrete, uitdagende, meetbare doelen per categorie
   (kies op basis van je enthousiasme, denk aan je passie, vaardigheden en missie en waar je het afgelopen jaar blij van werd)
   .
2. valideer je doelen (less is more) en maak ze definitief
   .
3. schets in grote lijnen je andere drie kwartalen (pak je brainstorm notities er weer bij)

Je kwartaaldoelen halen

Hoe zorg je ervoor dat je je langetermijndoelen regelmatig voorbij ziet komen, zodat je ze niet uit het oog verliest door de waan van de dag? Door ze in je wekelijkse review te zetten én dan ook meteen een vervolgactie te bedenken.

Aan het einde van het kwartaal denk je na over de volgende drie maanden. In de vorm van de jaarlijkse review, maar dan kleinschaliger en sneller, en check je of de schets voor de rest van het jaar nog klopt.

Wekelijks praten met een accountability partner praten die je motiveert

Het laatste hoofdstuk van deel twee, waarin de auteur het nut van een accountability partner uitlegt en hoe je zo iemand vindt, zal voor veel mensen nuttig zijn, maar voor mij niet. Als je het ondernemerstype Einzelgänger bent, dan weet je al bij voorbaat dat je hier geen werk van gaat maken omdat het niet bij je past.

Ook deel twee wordt afgesloten met een handig ‘Aan de slag met deel 2’ overzicht, inclusief verwijzingen naar de betreffende paginanummers.

GRIP op je leven

Hoe maak je jezelf beter? Waarom is het goed vaker je mond te houden? Wat is strategisch denken? Hoe denk je groter? Dit zijn de zaken die allemaal aan de orde komen in het derde deel van GRIP.

Jezelf verbeteren

Je zelfbeeld beïnvloedt je gedrag en reacties, wat je zelfbeeld vervolgens weer bevestigt. Als je ervan overtuigd bent dat je, bijvoorbeeld, niet creatief bent, dan gedraag je je daarnaar. Wat natuurlijk invloed heeft op hoe jouw omgeving je ziet en behandelt.

Rick Pastoor geeft je tips over hoe je jouw verhaal over jezelf kunt aanpassen door je gedrag te veranderen. Als ook jij veel gelezen hebt over en ervaring hebt met gedragsverandering, dan zul je het waarschijnlijk net als ik met de auteur eens zijn dat je:

• het ‘t beste stapje voor stapje aanpakt
  .
• niet meer dan één gedragselement per keer aanpast (veranderen kost veel energie, dus dan heb je meer kans op succes)
  .
• patronen herkent en weet in welke situaties je extra alert moet zijn
  .
• de ‘als dit, dan dat’-methode gebruikt om je excuses bij voorbaat te ontkrachten

Als jouw interne verwachtingen, de externe verwachtingen en je energieniveau goed op elkaar aansluiten, ben je op je best en in balans. Maar dat evenwicht duurt zelden lang. Er kan zó weer wat veranderen. That’s life.

Beter luisteren

Wil je beter leren luisteren? Dan is vaker je mond houden het beste advies, aldus de auteur en daar heeft hij groot gelijk in. Verder voegt hij eraan toe:

• verkennen (wat wil je precies weten)
• vragen (naar het waarom, de context en het gevoel)
• snappen (doorvragen)
• verwerken (notities maken)
• toepassen (de gegeven tips toepassen)
• terugkoppelen (laat weten wat je gedaan hebt)

en licht hij toe wat hij daarmee bedoelt. Ook bespreekt hij naar wie je wanneer het beste kunt luisteren.

Strategisch denken

Rick Pastoor raadt je aan om tijd te maken om kritisch na te denken en die tijd te reserveren in je heilige agenda, want als het daarin staat, gebeurt het. Hij heeft vier tactieken om tot oplossingen te komen voor de meest complexe vraagstukken:

1. Begrijp de kern van je vraag en formuleer die zorgvuldig. Stel de ‘vijf keer waarom’-vraag. Achterhaal de oorzaak van het probleem en herformuleer je probleem indien nodig
   .
2. Analyseer wat anderen al deden of doen. Bespreek oplossingen met experts. Zet de positieve en negatieve aspecten van zowel voor de hand liggende als bredere oplossingen op een rij.
   .
3. Verzin alternatieve oplossingen door je bijvoorbeeld af te vragen wat je zou doen als tijd en geld er niet toe doen of als het binnen een uur opgelost moet worden.
   .
4. Ontmasker zelfmisleiding, want je generaliseert en stereotypeert. Je hersenen vinden snel (makkelijk) fijner dan langzaam (moeilijk) en ze filteren weg wat ‘gewoon’ is, waar je geen aandacht voor hebt of waar je niet in gelooft.

De auteur licht deze vier tactieken veel uitgebreider toe dan ik hier doe, inclusief leuke tekeningetjes. En hij maakt ze inzichtelijker door praktische (persoonlijke) voorbeelden te geven.

Daarnaast heeft hij ook nog een heel stel vragen voor je om je te helpen bij het blootleggen van je eigen denkfouten, een checklist voor het ontmaskeren van zelfmisleiding en tips voor hoe je kritischer naar je eigen ideeën kijkt. Typisch zo’n boekonderdeel om er regelmatig even bij te pakken! 😀

Grootse dingen kunnen alleen groeien op een solide basis

Rick Pastoor sluit het derde deel van GRIP af met een aanmoediging om je perspectief te verruimen. Hij quote Bill Gates:

Mensen overschatten wat ze in een jaar kunnen bereiken, maar onderschatten wat ze in tien jaar voor elkaar kunnen krijgen.

De auteur maakt de cirkel rond en keert terug naar je agenda:

Wat voor ambitie je ook hebt: beginnen met je werkplanning en je agenda gaat je helpen je plannen te realiseren.

Ik geloof erin dat we grootse dingen kunnen verrichten als we de basis van ons werk op orde hebben. Want alleen zo houd je ruimte over om na te denken.

En zelfs de allergrootste dingen zijn uiteindelijk, als je op detailniveau kijkt, gewoon werk.

Praktische en praktijkgerichte stap voor stap aanpak

Als je bekend bent met Getting Things Done van David Allen, Deep Work van Cal Newport, Thinking Fast and Slow van Daniel Kahneman en het werk van Stephen Covey, dan zullen veel dingen die in dit boek aan de orde komen je bekend voorkomen.

Het bijzondere is dat de auteur de essentie uit alles wat hij van deze mensen geleerd heeft haalt, dat combineert met de weerbarstige praktijk en eigen inzichten, en dat samensmeedt tot een logisch geheel dat lekker wegleest. Wat een (heel toepasselijk) grootse prestatie!

Als je meer details wilt weten, dan kun je het werk van Allen, Newport en Covey altijd nog lezen (zie hier de leeslijst van de auteur). Voor een glasheldere, praktijkgerichte, stap voor stap aanpak om binnen no-time meer GRIP op je werk te krijgen én te houden, kun je vanaf nu bij Rick Pastoor terecht. Doe er je voordeel mee!
.